Cette page explique quelles données nous collectons, pourquoi, combien de temps nous les gardons et quels sont vos droits. Sans jargon inutile.
Mis à jour le 8 octobre 2026
Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
Dans l'attente de l'immatriculation de la société, les traitements décrits dans cette politique sont mis en œuvre par Alexis Ossart, agissant au nom et pour le compte de la société Akolite en formation. Les engagements ainsi pris seront repris de plein droit par la société lors de son immatriculation.
Un cas particulier : les données de vos propres clients. Quand vous saisissez dans Akolite des informations sur vos clients et contacts (devis, factures, interventions), c'est vous qui restez responsable de ces données. Akolite agit alors comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : nous les stockons et les traitons uniquement sur vos instructions, pour faire fonctionner le service.
2.1 Données de compte (que vous nous fournissez)
2.2 Données d'usage (collectées automatiquement)
2.3 Données métier (que vous saisissez dans l'application)
Ces données métier restent votre propriété. Nous ne les utilisons jamais à des fins commerciales ou publicitaires.
2.4 Accès de l'équipe Akolite à votre espace
Les membres habilités de l'équipe Akolite, tenus à la confidentialité, peuvent consulter les données de votre espace de travail uniquement lorsque c'est nécessaire pour : vous assister à votre demande, diagnostiquer et corriger un dysfonctionnement qui vous affecte, assurer la sécurité du service ou répondre à une obligation légale. Cet accès est limité à ce qui est utile pour la demande ou l'incident concerné. Nous ne consultons jamais vos données à d'autres fins.
2.5 Connexion via un compte tiers et synchronisation d'agenda
Si vous vous connectez avec Google ou Microsoft, nous recevons votre nom et votre email. Nous ne recevons jamais votre mot de passe tiers. Si vous activez la synchronisation d'agenda (Google Agenda ou Outlook), le titre, la date et la référence de vos interventions sont envoyés dans votre agenda. Vous pouvez révoquer ces accès à tout moment, depuis les paramètres de votre compte ou directement chez le fournisseur.
2.6 Rapports d'erreurs et demandes d'assistance
Quand une erreur survient, un rapport technique est enregistré pour nous permettre de la corriger (contexte technique, page concernée, enchaînement d'actions, identifiant de l'appareil sur lequel l'erreur est survenue). Il reste rattaché à votre compte pour que nous puissions vous aider ; les adresses email et les numéros qu'il contient sont masqués automatiquement. Si vous avez accepté l'enregistrement des sessions, le rapport comporte aussi un lien vers l'enregistrement de la session en cours, pour comprendre ce qui a mené à l'erreur. Quand vous nous écrivez ou signalez un problème, votre message et votre email sont transmis à l'équipe chargée de vous répondre.
2.7 Ce que notre équipe note sur nos échanges avec vous
Quand nous échangeons avec vous (assistance, appel, rendez-vous, email), notre équipe peut noter dans son outil interne la date et l'objet de l'échange, la façon dont vous préférez être joint, ce que nous avons convenu de faire et ce que vous avez accepté (par exemple donner votre avis sur une nouveauté). Ces notes décrivent des faits. Elles sont réservées aux membres habilités de l'équipe Akolite, et ne sont jamais transmises à votre entreprise ni à un tiers. Vous pouvez en demander la copie, la correction ou l'effacement (voir section 8).
| Traitement | Base légale | Référence |
|---|---|---|
| Création de compte et authentification | Exécution du contrat | Art. 6.1.b RGPD |
| Gestion des données métier (stock, devis, interventions, etc.) | Exécution du contrat | Art. 6.1.b RGPD |
| Facturation et paiement | Obligation légale et exécution du contrat | Art. 6.1.b et 6.1.c RGPD |
| Mesure d'audience du site vitrine | Consentement (l'outil de mesure n'est chargé qu'après votre accord) | Art. 6.1.a RGPD |
| Mesure d'audience de l'application, sans identification ni enregistrement (par défaut) | Intérêt légitime (amélioration et fiabilité du service), avec information et droit d'opposition ; traceur exempté de consentement | Art. 6.1.f RGPD ; art. 82 loi Informatique et Libertés |
| Mesure d'usage liée au compte et enregistrement des sessions (application) | Consentement, retirable à tout moment | Art. 6.1.a RGPD |
| Diagnostic des erreurs techniques | Intérêt légitime (fiabilité du service) | Art. 6.1.f RGPD |
| Assistance et accès de l'équipe à votre espace (section 2.4) | Exécution du contrat et intérêt légitime (assistance, correction des incidents) | Art. 6.1.b et 6.1.f RGPD |
| Sécurité et prévention des fraudes, dont la régulation du trafic (voir ci-dessous) | Intérêt légitime et obligation de sécurité | Art. 6.1.f et 32 RGPD |
| Relevé technique du trafic par compte (diagnostic, sécurité, dimensionnement du service) | Intérêt légitime (fiabilité et sécurité du service) et obligation de sécurité | Art. 6.1.f et 32 RGPD |
| Suivi de nos échanges avec vous (section 2.7) | Exécution du contrat et intérêt légitime (assistance et suivi de la relation) | Art. 6.1.b et 6.1.f RGPD |
| Emails liés au service (alertes, notifications) | Exécution du contrat | Art. 6.1.b RGPD |
| Cookies non essentiels | Consentement | Art. 6.1.a RGPD |
Dans l'application, la mesure d'usage sert uniquement à améliorer le produit et à corriger ses défauts (écrans consultés, fonctionnalités utilisées ou délaissées, boutons qui ne réagissent pas, parcours où l'on se perd). Elle fonctionne à deux niveaux.
Par défaut, sans votre consentement, il s'agit d'une mesure d'audience exemptée de consentement : des statistiques de fréquentation et d'utilisation (pages, clics, erreurs, performances), sans identification de votre compte, sans enregistrement de vos sessions et sans conserver d'identifiant de mesure sur votre appareil. Vous en êtes informé et vous pouvez vous y opposer à tout moment, depuis les paramètres de votre compte (Données et RGPD), ou en nous écrivant à contact@akolite.fr : plus aucune mesure n'est alors effectuée, même si vous avez accepté les cookies de mesure.
Uniquement si vous l'acceptez dans le bandeau cookies, la mesure est rattachée à votre compte et nous revoyons le déroulé de vos sessions (écrans et clics) pour améliorer nos services, repérer ce qui coince et comprendre ce qui a mené à une erreur afin de la corriger. Vos saisies et vos informations sensibles (mots de passe, coordonnées bancaires, données des salariés, données de santé) ne sont jamais enregistrées : tout ce que vous tapez est masqué avant l'envoi, de même que les adresses email, numéros de téléphone, IBAN, numéros de sécurité sociale et de carte bancaire affichés à l'écran. Les écrans RH et de coordonnées bancaires ne sont pas enregistrés du tout. Les autres informations affichées à l'écran (par exemple vos clients ou vos articles) peuvent apparaître dans un enregistrement. Seuls les membres habilités de l'équipe Akolite y ont accès, et ces enregistrements sont conservés 30 jours. Quand une erreur survient pendant une session enregistrée, le rapport d'erreur comporte un lien vers l'enregistrement. Ils ne servent jamais à évaluer une personne, ni à une décision la concernant. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, avec le bouton « Modifier mes choix de cookies » des paramètres de votre compte (Données et RGPD) : l'enregistrement s'arrête aussitôt et la mesure redevient anonyme.
Dans les deux cas, les adresses email, numéros de téléphone, IBAN, numéros de sécurité sociale et de carte bancaire sont masqués dans le texte des éléments sur lesquels vous cliquez et dans les messages d'erreur.
Régulation du trafic. Pour protéger le service contre les robots, les attaques par force brute et les surcharges, et pour que chaque utilisateur dispose d'une part équitable de la capacité, nos serveurs comptent les requêtes reçues sur de courtes périodes. Au-delà d'un seuil, les requêtes en excès sont refusées pendant quelques secondes à quelques minutes, puis tout reprend. Pour ce comptage, nous traitons votre adresse IP, un identifiant d'appareil aléatoire créé par l'application et conservé dans votre navigateur, l'identifiant de votre compte quand vous êtes connecté, l'heure de la requête et la page ou fonction appelée. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à sécuriser le service et sur notre obligation de sécurité (articles 6.1.f et 32 du RGPD). Les compteurs eux-mêmes sont effacés au bout d'une heure au plus. Seuls les dépassements sont inscrits dans nos journaux de sécurité, où l'identifiant d'appareil et celui du compte sont remplacés par une empreinte ; ces journaux sont supprimés au bout de douze mois (voir section 6). Ces informations ne servent jamais à mesurer l'audience, à établir un profil ni à des fins commerciales ou publicitaires. Vous pouvez accéder à ces données et vous opposer à ce traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière en nous écrivant à contact@akolite.fr (voir section 8) ; la protection du service pouvant imposer de maintenir certaines limites, nous vous répondrons en expliquant ce qui s'applique à votre cas.
Relevé technique par compte. En plus de ces compteurs de courte durée, nous gardons pour chaque compte un relevé technique : le nombre de requêtes envoyées par jour, sa répartition par espace de travail, par type d'appareil et par grande partie de l'application (stock, planning, connexion), le nombre d'erreurs, de lenteurs et de refus, et la plus forte minute de la journée. Il nous sert à comprendre une lenteur ou un blocage que vous nous signalez, à repérer un usage anormal de votre compte et à dimensionner nos serveurs. Il ne contient que des nombres : jamais le contenu de vos données, ni la liste de ce que vous avez consulté ou modifié. Le relevé par jour est gardé 90 jours. Un relevé plus fin, par heure, est gardé 30 jours ; il n'est consulté par un membre habilité de notre équipe que pour une raison précise et écrite (un signalement, un incident de sécurité ou une demande de votre part), pour une heure au plus, et chaque consultation est enregistrée. Ce relevé n'est jamais transmis à votre entreprise ni à votre employeur, ne sert pas à évaluer votre travail et ne sert à aucune fin commerciale ou publicitaire. Il repose sur notre intérêt légitime à assurer la fiabilité et la sécurité du service (articles 6.1.f et 32 du RGPD) ; vous pouvez y accéder et vous y opposer dans les conditions de la section 8.
Identifiant d'appareil. L'identifiant aléatoire créé par l'application sert, en plus de la régulation du trafic, à reconnaître l'appareil d'une session déjà ouverte (une nouvelle connexion depuis le même appareil remplace la précédente), à conserver avec votre compte les réglages d'affichage propres à chaque appareil (thème, couleurs, confort de lecture, barre latérale, espace de travail ouvert) et à rattacher un rapport d'erreur à l'appareil sur lequel l'erreur est survenue (section 2.6). Ces usages reposent sur l'exécution du contrat (authentification, réglages que vous avez choisis) et sur notre intérêt légitime (sécurité des sessions, diagnostic des erreurs). Il ne sert à aucune mesure d'audience ni à aucun profilage.
Pour les données concernant vos propres clients et contacts que vous saisissez dans le service, nous agissons en qualité de sous-traitant (voir section 1) : c'est vous, responsable de traitement, qui déterminez la base légale de ces traitements.
Nous ne partageons vos données qu'avec les prestataires nécessaires au fonctionnement du service, et uniquement dans la mesure utile :
| Destinataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Hébergement du site vitrine et de l'application web, acheminement sécurisé du trafic, protection anti-robots (Turnstile) | États-Unis (réseau mondial) |
| Railway Corp. | Hébergement du serveur applicatif (API) | Amsterdam, Pays-Bas (UE), société américaine |
| Supabase, Inc. | Base de données et stockage des fichiers | Union européenne (Irlande) |
| Mailjet (Sinch) | Envoi des emails du service et réception de vos réponses au support | Union européenne |
| Zoho Corporation | Boîtes de réception du contact et du support | Union européenne |
| Stripe | Traitement des paiements (certifié PCI-DSS) | États-Unis |
| PostHog | Mesure d'audience et d'usage, enregistrement des sessions | Union européenne (EU Cloud) |
| Axeptio | Recueil et preuve de vos choix de consentement | Union européenne |
| OpenFreeMap | Fonds de carte affichés dans l'application | Union européenne |
| Base Adresse Nationale (État français) | Recherche et vérification des adresses saisies | France |
| ip-api.com | Localisation approximative de l'adresse IP à la connexion | Hors Union européenne possible |
| Google, Microsoft | Connexion avec un compte tiers et synchronisation d'agenda, si vous les utilisez | États-Unis |
Ce que nous ne faisons jamais : vendre, louer ou échanger vos données. Aucune publicité ciblée, aucun transfert à des tiers à des fins marketing.
Nous pouvons être amenés à divulguer certaines données si la loi l'exige (réquisition judiciaire, demande d'une autorité administrative compétente).
Vos données sont principalement hébergées en Union européenne : serveur applicatif à Amsterdam (Railway), base de données (Supabase), mesure d'audience (PostHog EU Cloud) et emails (Mailjet, Zoho).
Certains prestataires sont des sociétés américaines ou situées hors de l'Union européenne (Cloudflare, Stripe, Google, Microsoft, ip-api.com, ainsi que Railway en tant que société). Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par le Data Privacy Framework UE/États-Unis. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en nous écrivant à contact@akolite.fr.
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de compte | Durée d'utilisation du service, puis 30 jours après la suppression du compte |
| Données métier (stock, devis, interventions, planning) | 3 ans, à l'exception des factures et pièces comptables (ligne suivante). Sur le plan Free, l'interface limite la consultation de l'historique à 14 jours, mais les données restent stockées |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (obligation légale) |
| Logs de sécurité (dont les dépassements de la régulation du trafic) et journal d'activité | 12 mois |
| Relevé technique du trafic par compte | 90 jours pour le relevé par jour, 30 jours pour le relevé par heure ; effacé à la suppression du compte |
| Notes de notre équipe sur nos échanges avec vous (section 2.7) | Durée d'utilisation du service ; effacées à la suppression du compte |
| Rapports d'erreurs techniques | 90 jours (adresses email et numéros masqués) |
| Demandes d'assistance | 12 mois après la dernière activité de la demande |
| Enregistrements de session | 30 jours |
| Mesure d'audience et d'usage | 13 mois maximum |
| Formulaire de contact | 12 mois après le traitement de la demande |
| Sauvegardes | 30 jours glissants |
À l'expiration de ces durées, les données sont supprimées de manière définitive.
Nous appliquons les mesures suivantes :
Aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données, nous notifions la CNIL sous 72 heures (article 33 RGPD) et nous vous informons dans les meilleurs délais si la violation présente un risque élevé pour vos droits (article 34 RGPD).
Vous avez repéré une faille ? Écrivez-nous à security@akolite.fr ou consultez notre page Sécurité (divulgation responsable).
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
| Droit | Description |
|---|---|
| Accès | Obtenir une copie de toutes vos données personnelles détenues par Akolite |
| Rectification | Corriger vos données inexactes ou incomplètes |
| Effacement | Demander la suppression de vos données ("droit à l'oubli"), sauf obligation légale de conservation |
| Limitation | Demander la limitation du traitement dans certains cas prévus par le RGPD |
| Portabilité | Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (JSON, CSV) |
| Opposition | Vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime |
| Retrait du consentement | Retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci |
| Révocation OAuth | Révoquer l'accès d'un fournisseur tiers (Google, Microsoft) à tout moment |
| Directives post-mortem | Définir des directives sur la conservation et la suppression de vos données après votre décès |
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à contact@akolite.fr. Nous répondons sous 1 mois. Ce délai peut être prolongé de 2 mois pour les demandes complexes ou nombreuses (article 12.3 du RGPD) ; vous en serez alors informé dans le premier mois.
Vous pouvez aussi supprimer votre compte directement dans l'application (Paramètres). Cette action est irréversible et entraîne la suppression de vos données personnelles dans un délai de 30 jours.
Akolite utilise des cookies essentiels (authentification, session, consentement) et un outil de mesure d'usage : sur le site vitrine, il n'est chargé qu'avec votre accord ; dans l'application, il fonctionne par défaut sans identification ni enregistrement, et ne vous identifie et n'enregistre vos sessions qu'avec votre accord (voir section 3). Aucun cookie publicitaire.
Le détail de chaque cookie, sa durée et vos options de gestion figurent dans notre politique cookies.
Akolite est un service réservé aux professionnels et aux associations. Il n'est pas destiné aux mineurs et nous ne collectons pas sciemment leurs données. Si vous pensez qu'un mineur a fourni des données personnelles, contactez-nous à contact@akolite.fr : nous les supprimerons.
Akolite n'effectue aucun profilage ni aucune décision entièrement automatisée au sens de l'article 22 du RGPD, et n'affiche aucune publicité ciblée.
Les alertes et suggestions affichées dans l'application (alertes de stock, planning) sont purement informatives.
Nous pouvons mettre à jour cette politique. En cas de modification substantielle :
Si une modification concerne un traitement fondé sur votre consentement, nous recueillerons de nouveau votre consentement avant de l'appliquer. Pour les conditions d'utilisation du service, consultez nos conditions générales et nos mentions légales.
Pour toute question sur cette politique ou pour exercer vos droits :
Akolite, protection des données
Référent : Alexis Ossart
Email : contact@akolite.fr
Formulaire : akolite.fr/contact
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à :
CNIL - Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
Site : www.cnil.fr
Téléphone : 01 53 73 22 22
Cette politique est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD, UE 2016/679), à la loi Informatique et Libertés (loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée) et aux recommandations de la CNIL.
En résumé
Nous collectons le minimum nécessaire pour faire fonctionner votre espace de travail. Vos données métier restent les vôtres : nous ne les vendons pas et nous n'affichons pas de publicité. Une question ? Écrivez-nous.